Managementul Documentelor

Pachetele standard Documenta DMS - Sistemul de Management al Documentelor:

Documenta BASIC (afla pret)

 (vezi imagini din aplicatie)

Documenta DMS - Tehnologie

Documenta DMS utilizează tehnologia ORACLE Database (RDBMS - Relational Database Management System) ^[1] pentru stocarea datelor și managementul documentelor:

• Baza de date este una validată și confirmată pentru gestionarea volumelor foarte mari de date - în condiții de stabilitate, siguranță, suport, programare, administrare și performanță
• Gestionarea sigură și rapidă a volumelor mari de date – caracteristica cheie pentru gestionarea documentelor pe termen lung.

Documenta DMS - Compatibilitate

Sistem de operare Server

1. HP-UX Itanium, HP-UX Itanium (32-bit)
2. IBM AIX on POWER Systems (32-bit și 64+bit)
3. Linux Itanium, Linux x86, Linux x86-64
4. Sun Solaris x86 (32-bit), Sun Solaris x86-64 (64-bit)
5. Microsoft Windows (32-bit), Microsoft Windows Itanium (64-bit), Microsoft Windows x64 (64-bit)

Staţie de lucru

1. Ms Windows 95
2. Ms Windows NT
3. Ms Windows 2000
4. Ms Windows 2003 Server
5. Ms Windows XP
6. Ms Windows Vista
7. Ms Windows 2007

Documenta DMS - Caracteristici

Administrare

• Administrarea utilizatorilor pe bază de grupuri și roluri
• Administrarea organigramei, încadrarea personalului pe departamente
• Administrarea categoriilor de documente
• Administrarea meniului disponibil pentru fiecar e utilizator sau grup de utilizatori
• Administrarea seriilor, a numerelor de documente și a drepturilor de acces pe serii
• Administrarea atributelor (metadatelor) fiecarui tip de document
• Administrarea Listelor de Valori (LOV) disponibile pentru completarea metadatelor (listă simplă, listă SQL, listă mixtă, listă fixă, listă cu adăugare dinamică de valori)
• Job pentru back-up automat sistem
• Profil utilizator. Look and feel particularizabil pe fiecare utilizator.Scheme de culoare predefinite: Office2003Blue; Office2003Classic, Olive, Silver, Luna, WindowsXP, Whidbey

Containerul de documente (vezi captura din aplicatie)

• Stocarea centralizată și unitară a documentelor
• Arhivarea electronica a documentelor
• Back-up / copie electronica de siguranță a tuturor documentelor
• Controlul versiunilor – check-in / check-out (până la 100 de versiuni)
• Gestionarea containerelor de documente
• Drepturi de access pe containere si pe documente utilizând grupuri, useri și roluri
• Ușor de utilizat, meniu consola, meniu contextual, toolbar comenzi rapide
• Document preview
• Indexarea documentelor pe tipuri și metadate specifice
• Căutări complexe ale documentelor; Regăsirea rapidă prin utilizarea indecsilor ORACLE – se asigură minimizarea timpului de regăsire ulterioară a documentelor. Criterii căutare: creat de, creat la, modificat de, modificat la, nume document, extensie, tip document, căutare indexată dupa metadate (ex: furnizor, client, numar, daca, articol, CNP, CUI)
• FULL-TEXT search – căutare dupa conținutul documentelor; căutare dupa text OCR reconstituit de pe documentele scanate – utilizare indexare CLOB (Character Large Object)
• Auditul accesului la documente – cine (utilizatorul) și când (timestamp) pentru acțiunile: creare, modificari, stergeri, vizualizări pe fiecare document
• Sincronizare automata cu directoarele de pe hard-discul local al utilizatorului
• Lucrul on-line și off-line, System log
• Locatori fizici pentru documente – definirea locatorilor de stocare a hârtiilor
• Documente legate (ex: contract si anexe)
• Șabloane de documente – administrarea sabloanelor de documente disponibile pentru utilizatori, Suport ISO
• Transmiterea directă a documentelor pe email , Șabloane de email
• Printarea documentelor din sistem; Integrare SCAN; Integrare FAX;
• SMART Scan Multipages – scanarea inteligentă a documentelor cu numar variabil de pagini

Fluxuri de lucru - workflows (vezi captura din aplicatie)

• Definirea și intreținerea facilă de catre administrator a fluxurilor de lucru pentru documente
• Definirea fluxurilor secvențiale și paralele, pe toate nivelele din organigramă
• Utilizarea rolurilor și a grupurilor in definirea fluxurilor (ex: aprobare de către utilizatorul cu rolul “Director financiar”; informare catre “All managers”)
• Tipuri de pași flux: Aprobare (opțiuni destinatar: aproba/respinge/request more info), Atribuire (preluare/respingere), Informare (luat la cunostință)
• Respingerea/Intoarcerea documentului la orice pas din cei anteriori – implicit precedentul
• Notificari/al erte pe email la nivel de flux și la nivel de pas flux
• Drepturi de execuție a fluxurilor
• Mutarea automată a documentelor in zone de documente: documente in lucru, documente aprobate, documente respinse, documente atribuite
• Auditul executări pașilor de flux
• Termen limita pentru execuția fluxurilor și a pașilor de flux
• Mesaje pe fiecare pas, intre utilizatori, aferente documentului
• Instant messaging – comunicare în timp real intre utilizatori
• Delegarea atribuțiilor (se pot delega atribuții pe fluxuri; pe perioada delegării – exemplu: concediu de odihna – atât utilizatorul de bază cât si utilizatorul delegat primesc notificari si au drept de interacțiune pe flux)
• Interfață programabila SQL pe fluxuri; Triggeri de BEFORE si AFTER flux și pas flux; Funcții API SQL. Exemple utilizare: la aprobarea unui anumit tip de document să se transmita un email special; la aprobarea unei facturi furnizor la plată se poate transmite acest lucru catre ERP; transmiterea unui SMS la aprobarea unui document; etc.
• Panou de control grafic – DASHBOARD – pentru monitorizarea fluxurilor: fluxuri active, fluxuri incheiate, documente respinse, pe utilizator, pe companie, documente expirate etc
• “Inbox” utilizator – catalogare fluxuri in functie de tip

SCAN - OCR (vezi captura din aplicatie)

• Integrare cu scannerul
• Utilizarea sabloanelor de scanare documente
• FULL OCR; OCR pe ZONE de document
• Asocierea intre zone OCR si metadate
• Parsarea textului rezultat din OCR pentru extragerea datelor utile (ex: număr factura, furnizor, CUI, data) și asocierea datelor extrase pe metadate
• Generare pivot pe metadate documente
• Separator între documente (Exemplu: la scanarea documentelor cu numar diferit de pagini – sistemul identifică automat finalizarea documentului si inceputul unui document nou); Pagini de documente;
• Corecții manuale text OCR
• Corecții automate text OCR; integrare DEX; Întreținerea dicționarului și auto-corecția textului;
• Asocierea locatoriilor (dosar, birou, cutie) și a pozitiei documentului în locator pentru localizarea ulterioară a documentului pe hârtie
• Cautări rapide dupa text OCR, metadate OCR
• Export in excel

Registratura electronică (vezi captura din aplicatie)

• Registratura generala de intrări-ieșiri
• Definirea registrelor (ex: general, contracte; procese verbale; pe departament)
• Administrarea drepturilor de acces pe registre
• Alocarea numerelor de INTRARE-IESIRE
• Inregistrarea documentelor
• Inregistrarea de documente fără a avea atasat documentul fizic/scanat
• Posibilitatea de utilizare a aceluiași număr atât pentru intrare cât și pentru iesire
• Export excel – imprimare raport Registratură
• Vizualizarea documentelor inregistrate

Sistem deschis

• Sistemul expune o interfata programabila SQL
• Sistemul poate fi interfațat cu alte sisteme de tip ERP
• Application Programming Interface – set de funcții și constante sistem pentru programarea avansata pe fluxuri
• Triggeri de Before/After flux – se declanșează inainte de trimiterea unui document pe flux, respectiv dupa finalizarea fluxului
• Triggeri de Before/After pas flux – se declanșează inainte/dupa executia unui anumit pas de pe flux

Utilitare

• Agendă personală – to-do list; Alerte email
• Instant messenger integrat in sistem pentru comunicarea rapidă între utilizatori
• Planificarea activităților
• Time management
• Notificări / Alerte in aplicație și pe email (ex. Document nou primit pe flux)
• Integrare Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio